従業員管理は、組織内の人材を効率的に管理し、戦略総務を実現する重要な要素です。適切な従業員管理システムの選定は、組織の成果を向上させるうえで欠かせないポイントとなります。しかし、システムの活用が企業にメリットがあるとはいえ、社内のニーズに合わないシステムを導入すれば効果を発揮できません。
この記事では、従業員管理システムの概要と効果を明確にするとともに、システムの種類や選び方について詳しく解説します。戦略総務の実現に向けて、適切な従業員管理システムの導入を検討しましょう。

従業員管理とは？

従業員管理とは企業の社員に関係する管理を指し、以下の2つに分類されます。

  • 人事管理：人材確保や育成、評価などの業務
  • 労務管理：勤怠や給与管理、健康維持や福利厚生などの業務

従業員管理は社員の働く環境と業務を把握し、人員配置や教育、採用などを行う重要な業務です。従業員管理が滞れば業務効率が低下し、適正な人員配置や社員が働きやすい環境を整えなければ離職率が上昇しやすくなります。管理者の負担軽減や業務を円滑にするためには、勤怠管理や人材配置、社内環境の改善などを円滑に行うようにするための従業員管理システムの導入が有効です。

従業員管理を行う3つのメリット

従業員管理を行うメリットは以下に紹介する3点です。それぞれ詳しく解説します。

1．従業員の適正配置が可能

従業員管理は、個々の特性やスキルに合う人材配置を促します。戦略総務に基づいた適材適所の配置により、従業員は自身の得意な分野で活躍する機会を持ち、自己成長のチャンスを見出すことができます。適正配置が行われない場合、従業員のストレスや不満が増大し、離職率の上昇を招くかもしれません。従業員の能力が最大限発揮されれば個人のモチベーションが向上し、組織力の強化にもつながります。

2．人事評価の納得性・透明性の実現

戦略総務の視点に立ち従業員の目標設定や評価を適切に行うことで、評価の透明性と公平性が高まります。適正な評価は従業員と組織の信頼関係を強化し意欲の向上につながります。公平な評価が行われることで、優れた成果を上げた従業員は報酬やキャリアの面で適切に評価されることが期待できます。逆に改善が必要な点がある場合も、適切なフィードバックや支援が行われることで成長の機会が提供されるのです。

3．従業員の状況を把握できる

従業員管理によって社員の心身の状態を把握できます。従業員の健康状態や労働時間の適正管理により超過労働を防止し、労働条件を改善することが可能です。戦略総務の視点に立つ場合、従業員のストレスやモチベーションの変化を迅速に把握し適切な対処をとらなければなりません。従業員管理システムを活用しながら、社員が健康で生産的に働ける環境を整備することは、組織の長期的な持続可能性にもつながります。

従業員管理をより効率化するシステムの種類と役割

適切なシステムの導入と活用によって、組織のパフォーマンス向上と成長を促すことが期待できます。ここでは、6種類のシステムとそれぞれの役割について解説します。

人事管理システム

人事管理システムは、従業員の人事情報を一元的に管理し、採用から退職までのプロセスを効率化するシステムです。従業員の履歴やスキル、評価結果などの情報をデータベース化し、人材の適正配置や能力開発に役立てます。人事管理システムを活用する目的は、労務や人事に関する管理業務を効率化することです。データの正確性とセキュリティを確保しながら、従業員の管理業務を円滑に進める役割を果たします。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員の能力や才能、資質などのスキルを管理し、能力を最大限に活かすための人材配置や育成を効率的に行うためのツールです。戦略総務の視点において重要なシステムであり、組織の活性化や企業の成長を促す要素となります。具体的には従業員の能力評価や目標設定、キャリア開発プランの策定などに活用できます。

評価管理システム

評価管理システムは、従業員の成果や行動を定量的・定性的に評価し、適切なフィードバックを行うシステムです。目標管理や評価結果の記録をシステム化することで、評価の効率性と透明性を高めることができます。客観的なデータに基づいた評価は公平であるため、従業員の満足度やモチベーションを向上させます。

給与管理システム

給与管理システムは、従業員の給与計算や各種手当の管理を効率化するシステムです。給与データを一元管理することにより、給与計算の正確性が向上し、給与明細の作成や支給手続きをスムーズに行えるようになります。所得税や年末調整処理、時間外労働手当（残業代）など、人為的ミスが発生しやすい作業を自動化することで、業務の効率化・業務量の削減を可能とします。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や休暇申請などの勤怠に関するデータを記録・管理するシステムです。打刻管理やシフト作成、残業管理などを自動化することで勤怠データの正確性を高めます。近年では、以下の機能を備えているものがあります。

  • ICカードや生体認証、GPS機能による打刻
  • 過重労働の防止に効果的なアラート機能

正確な勤怠管理は、従業員の労働環境の改善や給与計算の精度向上に貢献します。

労務管理システム

労務管理システムは、入退社手続きや年末調整など、労務関連の手続きや管理をサポートするシステムです。従業員の雇用契約書の締結や社会保険・雇用保険関連の手続きも効率的に行えます。書類管理や役所への提出など、煩雑な労務手続きをシステム化することで、担当者の負担を軽減し労務管理を効率化します。

従業員管理システム導入のメリットや効果

戦略総務実現に向け、従業員管理システムを導入することで以下に挙げるメリットを享受できます。

  • 業務効率を向上させる
  • 人材をより育成できる
  • 人材情報を社内で共有できる

それぞれについて解説します。

業務効率を向上させる

従業員管理システムの導入により、以下に挙げる4つの理由により業務効率が向上します。

  • 情報が可視化される
  • データの分析が容易になる
  • 工数が削減できる
  • 人為的なミスが減る

客観的な情報把握とデータ分析によって、人材の適正配置や評価プロセスを効率的におこなえます。システムの活用により、工数を削減できるとともに入力や情報集約におけるミスの削減が可能です。従業員管理システムの導入は戦略総務の視点からも、組織の成長と発展に向けた重要なステップとなります。

人材をより育成できる

戦略的な人事の実現において、従業員管理システムは大きな役割を果たします。システム導入により以下のようなメリットを得られます。

  • 個別のニーズに合わせた研修プログラムの提供
  • 人材育成における課題の把握や改善
  • 従業員の満足度の向上
  • 戦略的な人事の実現による組織の強化

戦略総務の視点によって適材適所の人材を獲得し、育成することはとても重要です。従業員管理システムの活用によって人材育成の素地が整うことで、戦略総務への転換が進み、組織の競争力を高めることを期待できます。

人材情報を社内で共有できる

従業員管理システムの導入によって、社内で社員情報を効率的に共有できます。社内の情報共有は次のような効果をもたらします。

  • 情報共有にかかる時間や労力の低減
  • 組織内のコミュニケーションの円滑化
  • 情報漏えいの防止やプライバシー保護

評価面談の場面でもシステムを介して関係者に必要な情報を提供できます。また、従業員管理システムの導入は社内共有の円滑化を促進し、チーム間のコラボレーションが可能です。必要に応じてアクセス権限を設定することで、情報を適切に制限しプライバシー保護にも寄与します。

戦略総務実現のための従業員管理システムの選定方法

戦略総務の視点で従業員管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを確認します。

  • 自社の目的にマッチした操作しやすいシステムか
  • クラウド型かオンプレミス型か
  • 既存システムと連携可能か
  • ベンダーによるサポート体制が充実しているか

4点について解説します。

自社の目的にマッチした操作しやすいシステムか

戦略総務において、従業員管理システムを導入する目的を明確にすることは重要です。システム導入によって解決したい課題や改善点を洗い出し、それに合うシステムを選定します。たとえば、業務の効率化や戦略的な人材育成、データの一元管理などの目的に応じて、必要な機能や特徴が異なります。さらに使いやすさも重要な要素です。操作性や画面の見やすさに配慮し、従業員が簡単にシステムを利用できることも検討対象となります。

クラウド型かオンプレミス型か

従業員管理システムには、以下の2つの形態があります。

  • クラウド型
  • オンプレミス型

クラウド型はインターネット上でサービスを提供するため、いつでもどこでも利用できる形態です。運用や保守に手間がかからない利点もあります。オンプレミス型は自社のサーバーを利用してシステムを構築し、カスタマイズ性が高い特徴があります。戦略的に活用できる従業員管理システムかどうか、企業のニーズやセキュリティ要件に応じて適切な形態を選択しましょう。

既存システムと連携可能か

従業員管理システムは、給与管理や勤怠管理など他のシステムと連携する場合もあります。現行のシステムと連携可能かを確認し、円滑なデータの受け渡しができるかを検討しましょう。連携がうまくいかない場合、余計な工数が増え、従業員や総務担当者の負担が大きくなる可能性があります。回避するためには戦略総務の視点に立ち、システム活用の目的と現状のギャップを埋める手立てを講じることが重要です。

ベンダーによるサポート体制が充実しているか

システム導入後にトラブルが生じた際や疑問点が生じた場合、ベンダー（サービス提供者）のサポート体制が重要です。迅速な対応や丁寧なサポートがあれば、システムの運用に対する安心感が増します。サービスには一般的に以下に挙げる導入や運用に関するサポートが付帯しています。

  • 初期設定の対応
  • 24時間サポート
  • サポート方法（電話やメール、チャットなど）
  • 評価フローやデータベースの構築、反映サービス
  • システム導入の研修サポート

サポート方法や内容はサービスによって異なります。不明な点は事前にベンターへ質問や相談をして明確にし、企業のニーズに合うサポート体制があるかどうかを確認することが大切です。

戦略総務を行うためには従業員管理システム導入により業務改善を！

戦略総務を実現させるためには、従業員管理システムの導入による業務改善が必要です。従業員管理システムの活用により、従業員情報を効率的に管理し人材の適正配置や育成をスムーズに行うことができます。総務担当者の手間や従業員の業務にかかる負担が軽減され、組織力の強化につながります。
現代においてはさまざまなサービスが提供されており、導入コストの削減や自社にマッチしたシステムへ柔軟に変更できる時代となっています。業務改善や効率的な人材活用を実現するため、従業員管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。